Cara-cara membuat kegiatan atau event ~ NAPALLIMA

Kalian Pusing mau buat kegiatan? Pernah buat kegiatan tapi tidak sukses? Kali ini kita mau berbagi tips dan trik seputar running an event or project. Bukan hal baru bagi kamu yang senang berorganisasi baik di kampus ataupun lingkungan sekolah, bahkan kalangan komunitas sekalipun, untuk menggarap suatu event. Dengan mengadakan suatu event berarti kamu telah menampilkan sisi kreatif dari eksistensimu, baik personal maupun kelompok. Sebenarnya kesuksesan suatu event garapan kamu bukan di ukur dari total pengunjung, melainkan efek setelah pengunjung menikmati event yang kamu suguhkan.

Baik mari kita bahas satu persatu :

Kenali Event

Berkenalan berarti kamu mencoba untuk mencari tahu. Dalam proses mencari tahu, biasanya kamu akan melakukan analisa. Dalam hal ini analisa yang kamu lakukan adalah analisa tema. Analisa tema merupakan cara untuk mengarahkan kamu menuju konsep apa yang akan kamu tampilkan dalam sebuah event. Ini penting, kenapa? Karena tema dan konsep secara keseluruhan akan mengemas visi dan misi yang mau kamu sampaikan. Selain itu, kamu juga akan mendapatkan gambaran anggaran dana yang efesien, sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjadi tim dan yang pasti target pasar seperti apa yang menjadi sasaran.

Rancang Event

Perancangan suatu event sangatlah penting, sebab ini merupakan pondasi dari suksesnya suatu acara. Rancangan dimulai dari visi dan misi, bentuk kepanitiaan, rancang timeline, anggaran dana, rundown acara, serta waktu dan tempat pelaksanaan.

Visi dan Misi : sesuatu yang sederhana tapi mempunyai dampak besar bagi komitmen setiap anggota tim. Fungsinya agar goals antara penggagas dengan anggota tim sejalan sehingga tidak ada miscommunication selama proses pengerjaan & pelaksanaan.

Bentuk Kepanitiaan : setiap divisi dalam kepanitiaan wajib dijabarkan jobdesc-nya agar setiap anggota tidak kebingungan dalam melakukan peran & tugasnya. Pastikan orang yang berada di setiap divisi sesuai passion yang mereka miliki.

Rancang Timeline : timeline sangat penting untuk mengkontrol progress acara, sudah sampai mana anggota melakukan persiapan sebelum hari H, dan hal apa saja yang menjadi kekurangan. Ini bertujuan untuk melakukan follow up terhadap hasil kerja tim.

Anggaran Dana : baik event sosial ataupun komersil, anggaran dana atau biasa dikenal dengan budgeting sangat dibutuhkan, agar kamu mengetahui gambaran biaya operasional acara yang kamu butuhkan.

Rundown Acara : banyak dari kamu yang berfikir bahwa rundown dipersiapkan pada saat menjelang acara, bukan dari awal persiapan. Ini tidak benar, karena dengan kamu merancang rundown dari awal persiapan, ini akan memudahkan kamu untuk mengarahkan bagaimana sih tampilan acara yang bakal disuguhkan, seperti layout, dekorasi, talent, dan sebagainya.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan : waktu dan tempat dilaksanakan acara juga harus kamu tentukan di awal persiapan. Ini bertujuan agar kamu memiliki persiapan jauh-jauh hari untuk perizinan tempat. Selain itu, penentuan waktu dan tempat haruslah selektif, semua tergantung pada tema dan konsep apa yang ingin kamu tampilkan. Contoh : Hari Pahlawan, pilih tempat bersejarah seperti Taman Makam Pahlawan Bandung, kemudian cari waktu antara sebelum atau sesudah peringatan Hari Pahlawan. Upayakan tidak kurang atau lebih dari satu minggu peringatan.

Pihak yang Terlibat dalam Event

Setelah melakukan poin rancangan event, maka akan memudahkan kamu untuk mengetahui siapa yang akan menjadi sponsorship dan partnership bagi event garapan kamu. Contoh : kamu ingin membuat acara dengan tema “Pasar Kuliner”, maka carilah sponsor yang terkait seperti brand ternama baik itu makanan ataupun minuman. Untuk partnership mungkin kamu bisa mengajak para pelaku Usaha Kecil Menengah (UKM) lokal untuk mengisi stand kuliner. Selain itu kamu juga harus menentukan media publikasi mana yang sesuai untuk menjadi partner dalam mempublikasikan event tersebut. Akan tetapi dalam memilih sponsor ataupun partnership, kamu harus selektif dan berhati-hati. Ingat untuk membuat persetujuan di atas kertas (MOU) jika kerjasama telah disepakati, sebab ini sangat penting untuk menghindari kemungkinan salah satu pihak keluar dari tanggung jawab.

Komunikasi Tim

Hal ini juga menjadi perhatian penting dalam menjaga kesehatan kinerja tim. Beberapa hal yang bisa diterapkan, yaitu:

Komunikasi berantai, maksudnya adalah melakukan proses komunikasi sesuai tatanan kepengurusan yang sudah diatur. Jadi komunikasi antara ketua panitia, tidak langsung kepada anggota tim dari setiap divisi melainkan cukup pada coordinator setiap divisi saja. Namun, jika bersifat urgent, hal ini boleh dilakukan.
Mengapresiasi hasil kerja, seperti pujian ataupun motivasi secara regular, sebab setiap orang sebenarnya suka untuk dihargai atas apa yang telah mereka kerjakan.
Komunikasikan setiap pekerjaan yang dilakukan, mau itu perkembangan ataupun kendala agar dapat dibahas secara bersama-sama dalam menemukan solusinya.
Hindari untuk langsung melabeling anggota tim yang tidak produktif dalam bekerja. Empati dan tanyakan terlebih dahulu apa yang menyebabkan dia seperti itu.
Buat grup komunikasi antara tim, seperti grup chat, Gtalk, twitter, blog, dan lain sebagainya. Ini memastikan agar semua anggota mendapatkan informasi yang sama mengenai perkembangan persiapan acara.

Bagaimana sih melihat timbal balik dari kiat ini?

Cara mengetahui event yang kamu garap berhasil atau tidak, ada beberapa hal yang menjadi acuan, diantaranya:

Jumlah pengunjung yang datang. Jika total pengunjung melebihi target yang kamu rencanakan, maka event tersebut tergolong sukses.
Respon pengunjung terhadap event, baik saat acara berlangsung maupun pra-event.
Membuat akun twitter dari event yang kamu garap dan sesuaikan nama akun dengan tema acara.
Membuat kuesioner, ini akan efektif dibeberapa jenis event seperti seminar dan workshop.
Liputan media berita (cetak/visual/audio/online). Semakin banyak media berita yang meliput, berarti event garapan kamu terpublikasi sempurna.

Tips dan trik di atas hanya sebagian dari sekian banyak hal yang harus kamu lakukan dalam menjalankan suatu event atau project. Semoga informasi ini menjadi tambahan dan pengembangan bagi pengalaman yang pernah kamu lakukan. Still Inspiring!

Sumber : http://nasutionrizky.com/kiat-sukses-membuat-event/